Privacyverklaring
Versie 3 d.d. 22 januari 2026
Introductie
Deze privacyverklaring is bedoeld om u te helpen begrijpen welke persoonsgegevens TPM Groep BV verzamelt, hoe we deze informatie gebruiken en welke keuzes u heeft.
Wanneer we in deze verklaring spreken over ‘TPM, 'wij', of 'ons', verwijzen we naar TPM Groep BV, gevestigd aan het Derde Stationstraat 338, 2718 AK in Zoetermeer. Wanneer we in deze verklaring over de ‘diensten’ of ‘dienstverlening’ spreken, verwijzen we naar Microsoft 365, VoIP telefonie, support, beveiliging en Backup en aanverwante dienstverlening zoals trainingen. Deze diensten worden alleen geleverd op basis van een overeenkomst tussen een klantorganisatie en TPM. Het is niet mogelijk om als particulier gebruik te maken van onze diensten.
Onze diensten zijn beschikbaar via een webbrowser, Windows, MacOS en/of via de mobiele applicaties die beschikbaar gesteld worden in de appstores voor iOS en Android.
Beveiliging
De beveiliging van de gegevens die door klanten aan ons toevertrouwd worden, is een kritische verantwoordelijkheid die we dragen. Hierbij hebben we aandacht voor de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens. We werken hard om recht te doen aan het gegeven vertrouwen.
TPM Groep BV heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG). Voor security en/of privacy gerelateerde meldingen of vragen kunt u mailen naar: info@tpmgroep.nl
Verwerking van gegevens voor onze dienstverlening
Gegevensverwerking onder dit kopje vindt altijd plaats in opdracht van de klantorganisatie. TPM opereert in het kader van de AVG als Verwerker, terwijl de klantorganisatie de Verwerkingsverantwoordelijke blijft.
Persoonsgegevens
Bij onze dienstverlening worden persoonsgegevens vastgelegd, zoals naam, e-mailadressen en telefoonnummers. In sommige gevallen worden ook werkadressen opgeslagen. Daarnaast wordt bij het gebruik van de diensten automatisch logging gegenereerd, waarin informatie over het gebruikte apparaat en het IP-adres opgenomen is.
De platformen die aangeschaft worden via onze dienstverlening zoals Microsoft 365, Backup, VoIP telefonie slaan gegevens op de betreffende servers van deze diensten. De logging van activiteiten van deze diensten wordt opgeslagen bij de betreffende diensten. De bestanden met mogelijke persoonsgegevens die worden opgeslagen worden door u als klant daar zelf opgeslagen. Wij maken zelf geen gebruik van deze opgeslagen gegevens.
U bent wat ons betreft niet verplicht om uw persoonsgegevens met ons te delen. Uw gegevens worden door ons niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming.
Doorgifte
In dit kader verwerkte persoonsgegevens worden doorgegeven aan onze hostingpartij. Deze bevinden zich in Nederland. De servers die gebruikt worden door de diverse diensten staan in Nederland, Ierland, Duitsland, Frankrijk en Denemarken.
Verwerking van klantgegevens voor bedrijfsvoering
Gegevensverwerking onder dit kopje vindt plaats in het kader van marketing & sales activiteiten ten einde nieuwe klanten te verwerven en de administratieve afhandeling van een gesloten overeenkomst te kunnen ondersteunen. In dit kader is TPM zelfstandig Verwerkingsverantwoordelijke.
Persoonsgegevens
Bij de uitvoering van de bedrijfsprocessen van TPM worden persoonsgegevens vastgelegd, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens zijn noodzakelijk om contact te kunnen onderhouden met (potentiële) klanten.
TPM gebruikt deze gegevens alleen om haar diensten aan te bieden of de correcte afhandeling te ondersteunen. Dit gebeurt met toestemming van de betrokkene en/of is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
Bij het bezoeken van onze website(s) kunnen cookies geplaatst worden. De website verzameld geen cookies voor marketingdoeleind. Enkel functionele cookies worden ingezet.
Doorgifte
In dit kader verwerkte persoonsgegevens worden doorgegeven aan tools die wij gebruiken voor CRM, projectmanagement, interne communicatie en administratie. Een deel van deze ontvangers bevindt zich buiten de EER, namelijk in de Verenigde Staten (VS).
Voor de ontvangers in de VS geldt dat deze allemaal onderdeel uitmaken van het Data Privacy Framework.
Delen en openbaarmaking
TPM kan informatie delen volgens onze overeenkomst met de klant en de instructies van de klant, waaronder:
Met dienstverleners en derde partijen. Wij kunnen bedrijven of medewerkers van derden benaderen om klantgegevens te verwerken.
Wij kunnen bedrijven of medewerkers van derden, zoals betalingsverwerkers, betrekken om informatie namens ons te verwerken.
TPM kan klantengegevens en andere informatie delen of openbaar maken in de volgende situaties:
Om te voldoen aan wettelijke vereisten en om te reageren op legale verzoeken, gerechtelijke bevelen en juridische processen.
Om de rechten, eigendommen of veiligheid van ons of derden te beschermen en te verdedigen, met inbegrip van het handhaven van contracten of beleid, of in verband met het onderzoeken en voorkomen van fraude.
Bewaartermijnen
Gegevens worden gedurende de looptijd van het contract, en 1 jaar na het beëindigen van het contract bewaard op een beveiligde server. Uw contactpersoon wordt drie maanden voor het einde van de gegevensbewaring op de hoogte gesteld dat uw gegevens verwijderd gaan worden.
Informatieverzoeken en recht van verzet
Als u vragen heeft over dit beleid, neem dan contact op via het e-mailadres dat in de introductie genoemd wordt. Mocht u een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens willen doen, dan dient u dit in te dienen bij de verwerkingsverantwoordelijke
We wijzen u erop dat als u expliciet toestemming gegeven heeft voor de verwerking van uw gegevens, dat u deze toestemming altijd weer in mag trekken.
Daarnaast bent u te allen tijde gerechtigd een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid en deze privacyverklaring te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie van onze privacyverklaring. We raden u aan om regelmatig op deze pagina de laatste versie te controleren.